GASTOS DE REPRESENTACION

Los gastos de representación, se suponen son los gastos en que puede incurrir un empleado en el desarrollo propio de sus actividades, como puede ser el de transporte, alojamiento, alimentación, y otro tipo de gastos directos o indirectos necesarios y acostumbrados en la realización de determinadas actividades.

En primer lugar, es preciso determinar si este tipo de pagos se pueden considerar como salario.

Según el código sustantivo del trabajo, artículo 128, los gastos de representación no constituyen salario, por tanto no tienen como finalidad remunerar al trabajador ni incrementar su patrimonio, sino el compensar los gastos y erogaciones incurridas por el trabajador para poder desarrollar cabalmente sus funciones.

Al no constituir salario, los gastos de representación efectivamente no forman parte de la base para el cálculo y pago de seguridad social, prestaciones sociales y aportes parafiscales.

Respecto a la retención en la fuente, los gastos de representación se consideran ingresos gravados y por tanto forman parte de la base para el cálculo de la retención en la fuente por ingresos laborales.

Los gastos de representación son exentos en un 50%, únicamente para los rectores y profesores de las universidades públicas y para los magistrados de los tribunales. Para los jueces de la república, el porcentaje exento es del 25%, por tanto, estos pagos no forman parte de la base de retención por ingresos laborales en los porcentajes considerados exentos, el exceso sí debe estar sometido a retención en la fuente.

Así la cosas, se debe concluir necesariamente que los gastos de representación de los demás trabajadores públicos y de todos los trabajadores del sector privado, son ingresos gravados, y por consiguiente sometidos a retención en la fuente.

En el contrato de trabajo que se suscriba, se debe hacer referencia expresa en cuanto el monto y valor que constituya gastos de representación, para efectos de de tener claridad, principalmente al momento de determinar las bases para el pago de seguridad social, aportes parafiscales y prestaciones sociales.

Los gastos de representación son una figura muy utilizada para disminuir la carga laboral de las empresas, puesto que se evita el pago de altas sumas por parafiscales, seguridad social y prestaciones sociales.

No se deben confundir los gastos de representación con los pagos por reembolso de gastos, los que tienen un tratamiento diferente a los gastos de representación.

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